Selamat Datang Di Unit Kearsipan UNUGHA Cilacap
Apa Itu Arsip?
Menurut UU no 49 Tahun 2009 Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam melaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Untuk menyelenggarakan kearsipan di suatu lembaga tentunya membutuhkan Instrumen penyelenggaraan kearsipan, apa saja instrumen penyelenggaraan kearsipan? instrumen penyelenggaraan kearsipan ada 4 (empat) yaitu: 1. Tata Naskah Dinas, 2. Klasifikasi Arsip, 3. Jadual Retensi Arsip, 4. Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis
1. Tata Naskah Dinas
Perka ANRI no 5 Tahun 2021 Pasal 1 nomor 1 menyatakan Bahawa Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Tata naskah dinas merupakan salah satu instrumen dalam penyelenggaraan kearsipan yang kegunaanya untuk proses pinciptaan Arsip, keterkaitan dalam proses penciptaan Arsip bersama Klasifikasi Arsip.
2. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi adalah penyusunan bersistem dalam kelompok atau golongan menurut kaidah atau standar yang di tetapkan. jadi klasifikasi arsip adalah penyusunan Arsip bersistem dalam kelompok atau golongan menurut kaidah atau standar yang di tetapkan.
3. Jadual Retensi Arsip (JRA)
Perka ANRI no 47 Tahun 2015 Pasal 1 menyatakan bahwa Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
4. Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip Dinamis (SKKAAD)
Pengertian Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis adalah pengkategorian/ penggolongan arsip dinamis berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, publik dan perorangan.
Klasifikasi Akses Arsip Dinamis adalah pengkategorian pengaturan ketersediaan arsip dinamis sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otoritas legal pencipta arsip untuk mempermudah pemanfaatan arsip.